Auditoria XML x EFDs

Para garantir a qualidade das informações entregues no SPED, não basta validar isoladamente o arquivo. É necessário também avaliar sua consistência frente as demais informações que são entregues ao Fisco.

É notório que os Estados estão cada vez mais preparados para realizar rápidos e eficientes cruzamentos de informações. Temos assistido um aumento significativo nas ações fiscais que comparam os documentos fiscais eletrônicos emitidos pelos contribuintes com suas declarações fiscais (SPED FISCAL, EFD CONTRIBUIÇÕES, GIA, DAM, DIEF, DIME, DAPI, etc).

Algumas Secretarias de Fazenda estão bloqueando a Inscrição Estadual de contribuintes que não escrituram corretamente suas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) no SPED FISCAL no prazo máximo de 45 dias, e vários contribuintes estão recebendo notificações informando que a inscrição estadual do estabelecimento encontra-se omissa ou possui inconsistências quanto a entrega da Escrituração Fiscal Digital – EFD.

Realizar uma auditoria preventiva é essencial para transmitir seus arquivos fiscais com segurança. Lembre-se que a legislação estabelece pesadas penalidades para a escrituração de dados omissos, incompletos ou inexatos.

Cruzar a EFD com as NF-e e os CT-e deve fazer parte da rotina de todo profissional da área fiscal. Abaixo listamos algumas possibilidades de auditoria:

• NF-e próprias emitidas (existe o XML) e não escrituradas na SPED FISCAL

• NF-e de terceiros emitidas (existe o XML) e não escrituradas na SPED FISCAL

• NF-e próprias não localizadas (XML não localizado) e escrituradas na SPED FISCAL

• NF-e de terceiros não localizadas (XML não localizado) e escrituradas na SPED FISCAL

• Valores no arquivo XML da NF-e de emissão própria x valores escriturados na SPED FISCAL

• Valores no arquivo XML da NF-e de emissão de terceiros x valores escriturados na SPED FISCAL

• Débitos de ICMS e IPI escriturados na SPED FISCAL x valores no arquivo XML da NF-e

• Créditos de ICMS e IPI escriturados na SPED FISCAL x valores no arquivo XML da NF-e

• Informações adicionais de interesse do fisco – XML da NF-e x SPED FISCAL

• Processo referenciado – XML da NF-e x SPED FISCAL

• Documento fiscal referenciado – XML da NF-e x SPED FISCAL

• Cupom fiscal referenciado – XML da NF-e x SPED FISCAL

• CT-e emitidos (existe o XML) e não escriturados na SPED FISCAL

• CT-e não localizados (XML não localizado) e escriturados na SPED FISCAL

• Valores no arquivo XML do CT-e x valores escriturados na SPED FISCAL

NF-e acobertadas pelo CT-e e não localizadas na SPED FISCAL (Registro C100)

Entre essas análises está o cruzamento das informações do SPED com os Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e e CT-e) emitidos e recebidos pela empresa. É necessário garantir que todos os documentos emitidos ou recebidos estejam escriturados no SPED, bem como a existência de todos os arquivos XML informados na escrituração.

Hoje, as empresas não podem somente apurar e recolher os tributos no vencimento e declará-los para atender o prazo de uma determinada declaração, pensando em retificá-la futuramente. É necessário garantir a qualidade das informações que são enviadas, validando o conteúdo antecipadamente e evitando possíveis transtornos com o fisco.

O contribuinte deverá manter suas operações, escriturações contábeis/fiscais e seus controles internos de maneira transparente e regular, a fim de evitar futuros questionamentos, mas com esta gama de exigências fiscais, torna-se cada vez mais complexo cumpri-las com qualidade.