Melhoria Contínua : Tudo que você precisa saber

A mudança é inevitável. Novos paradigmas de negócios, exigem novas ferramentas para abraçar o ambiente em constante mudança.

A implementação de um programa de melhoria contínua é uma das iniciativas críticas, que permitem que uma empresa possa se adaptar as novas mudanças e criar uma vantagem competitiva.

A Melhoria Contínua é um procedimento cíclico de análise e implementação de ações para melhorar os resultados de uma determinada organização. Isso vale para grandes companhias e também para pequenas empresas.

Esquemas competitivos são gerados, baseados principalmente em performances individuais, que ao invés de promover a cooperação e melhoria de resultados, gera desgastes entre profissionais e áreas, em nome do “estar fazendo o melhor”. Dentro deste panorama, surge uma grande revolução trazida pela Qualidade e Produtividade. Elas mostram para todos os gerentes o que se pode obter, quando se trabalham juntos na solução de problemas comuns. Quando os colaboradores tem o foco em objetivos comuns, várias mudanças ocorrem na empresa e dentro deles mesmos.

Alinhar a melhoria contínua com os objetivos estratégicos da organização.

A melhoria contínua não deve ser considerada como uma iniciativa independente ou um objetivo em si. O programa de melhoria contínua e de seus recursos, devem ser totalmente alinhados para cumprir os objetivos estratégicos da organização. Ao lançar um programa de melhoria continua, você precisa criar um impacto para construir credibilidade. Portanto, você pode precisar escolher suas batalhas e não tentar resolver todos os objetivos ao mesmo tempo - mas o foco deve ser em um objetivo estratégico.

Sua organização precisa posicionar-se a um nível de excelência operacional que atenda aos objetivos estratégicos e não comprometa a liderança do produto e o relacionamento com o cliente.

Melhoria contínua para criar uma cultura de alto desempenho.

Para criar uma cultura de alto desempenho você precisa ter uma estratégia. Criar visão, missão, valores e objetivos definidos em toda a organização e fornecer feedback constantemente sobre como estão os processos, analisando que melhorou e o que ainda precisa ser melhorado. Em seguida, desenvolver comportamentos vencedores da organização e habilidades críticas, recompensando aqueles que fizeram melhorias.

Misture as melhores práticas de diferentes metodologias.

O modelo que se concentra apenas em uma metodologia exclusiva, limita a capacidade da organização para realizar o seu pleno potencial de melhoria contínua. Nós entendemos que a utilização de uma mistura das melhores práticas podem trazer grande resultados. Algumas metodoligias mais usadas são Ciclo PDCA – Americano e o Kaizen – Japonês.

O método americano de melhoria contínua – Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:

• P: do verbo “Plan”, ou planejar.

• D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

• C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

• A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

A metodologia PDCA é largamente utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.

Kaizen: O Modelo de Melhoria Japonês

Kaizen é o termo japonês cujo significado literal é melhoria. O conceito implica um esforço contínuo (daí melhoria contínua), envolvendo todas as funções de todos os níveis da organização.

No Kaizen existem alguns mandamentos que devem ser seguidos:

• O desperdício deve ser eliminado; pois melhorias graduais devem ser feitas continuamente.

• Todos os colaboradores devem estar envolvidos, sejam gestores do topo e intermediários, ou pessoal de base, já que o kaizen não é elitista.

• É baseado em uma estratégia com baixo investimento, acreditando que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, não se aplicando somas astronômicas em tecnologias e consultores.

• Aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.

• Apóia-se em uma gestão visual, total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;

• Deve ser focalizada a atenção no local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica.

• Orientado para os processos.

• Dá prioridade às pessoas.Acredita que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e estilo de trabalho das pessoas (orientação pessoal para a qualidade, trabalho em equipe, cultivo da sabedoria, elevação do moral, autodisciplina, círculos de qualidade e prática de sugestões individuais ou de grupo).

O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.

Foco em dados, não em emoções.

O processo de Melhoria Continua é uma mentalidade, uma cultura. Essa mentalidade é realmente alcançada por um conjunto de ações que são mensuráveis e específicas. A melhoria contínua deve ser mensurável.

A melhoria contínua anda de mãos dadas com a criação de uma cultura de alta performance. Atingir e manter tal realização requer a implementação de um programa rigoroso, com metas mensuráveis e marcos. Como qualquer iniciativa corporativa, deve reunir a organização em torno de seus objetivos estratégicos e oferecer um conjunto flexível de metodologias para executar. Para iniciar um programa de melhoria contínua, é altamente recomendável que uma organização saiba onde está, em termos de estratégia, tática e capacidade. É altamente recomendável que a empresa realize uma Avaliação de Melhoria Contínua.

A linha de produção da fabricante de carros Toyota é tida como um caso de sucesso, na implantação dos princípios do Kaizen.

Benefícios da Melhoria Contínua

Recente estudo realizado no Brasil, com empresas de médio e grande porte, indicou que as empresas que investem em Melhoria Contínua têm um aumento de produtividade que superam em cerca de 3 pontos as empresas que não investem em melhorias. Este estudo também mostra que a produtividade média por colaborador é cerca de 25% superior nas organizações que contam com um programa de Melhoria Contínua.