Entenda como o Orçamento Base Zero, pode tornar sua empresa mais competitiva

Orçamento Base Zero OBZ é uma abordagem para planejamento e orçamento que inverte a lógica tradicional do processo de orçamentação. Na orçamentação tradicional é utilizada uma abordagem incremental, na qual os gestores de departamentos justificam apenas as variações em relação aos anos anteriores, baseados na suposição de que o "baseline" dos anos anteriores está implicitamente aprovado. Num orçamento base zero, por outro lado, cada item do orçamento precisa ser explicitamente aprovado, e não apenas as alterações em relação ao ano anterior.

É amplamente utilizada pela AmBev, famosa por seu modelo gerencial agressivo e totalmente focado em resultados.

Durante o processo de revisão do orçamento, nenhuma referência é feita ao nível de despesas do ano anterior. O processo de orçamento base zero requer que a solicitação orçamentária seja revisada e avaliada completamente, a partir de uma "base zero". Este processo é independente do orçamento total ou de seus itens individuais aumentarem ou diminuírem em relação aos exercícios dos anos anteriores.

A expressão "orçamento base zero ou OBZ " é algumas vezes utilizada em finanças para descrever a prática de "orçamento de soma zero", ou seja, a prática de orçar previamente toda a renda recebida e diminuir alguma das despesas sempre que outra tiver um aumento

O bom orçamento deve assegurar a sobrevivência da empresa no pior cenário e ser capaz de aproveitar as oportunidades advindas dos melhores cenários.

O total de gastos fixos deve se situar próximo da margem de contribuição da empresa no pior cenário possível. É importante que a empresa defina qual é o pior cenário possível, mas não necessariamente um cenário catastrófico.

Vantagens

• Permite uma alocação eficiente dos recursos, uma vez que a alocação é baseada nas necessidades e benefícios, e não no histórico;

• Compete aos gestores a busca de melhorias operacionais que tenham um melhor custo x benefício;

• Ajuda a detectar orçamentos inflacionados;

• É útil para empresas de serviços cujos outputs sejam difíceis de identificar;

• Aumenta a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões;

• Aumenta a comunicação e coordenação dentro da organização;

• Identifica e elimina processos obsoletos ou que não agregam valor (desperdícios);

• Identifica oportunidades de terceirização;

• Encoraja os gestores a olhar criticamente para a forma como os serviços são prestados;

• Os centros de custo são obrigados a identificar sua missão e sua relação com os objetivos estratégicos da organização.

Desvantagens

• Consome muito mais tempo do que a orçamentação tradicional, de base incremental;

• Obriga a justificar cada item de despesa do orçamento, o que pode prejudicar departamentos de pesquisa e desenvolvimento enquanto departamentos de produção são beneficiados;

• Requer treinamento específico dos gestores, devido a maior complexidade face à orçamentação tradicional;

• Numa organização grande, a quantidade de informação necessária para suportar o processo de orçamentação base zero pode se tornar intratável;

A honestidade dos gestores deve ser confiável e uniforme, pois um gestor propenso a exagerar pode distorcer os resultados do orçamento.

Como implantar

As medidas a serem tomadas para dar início à aplicação do base zero são:

1 - Dividir a empresa em departamentos-chaves que poderá ser administração, marketing, comercial e operações. É importante definir um responsável para cada departamento.

2 - Listar as atividades correspondentes a cada departamento e depois clássificá-las por ordem de prioridade.

Essa tarefa será executada pelos gerentes dos departamentos. Cada um dirá quais são as principais atividades e o limiar do seu departamento para que este opere sem prejudicar os demais e a empresa como um todo.

O processo de definição das atividades mais relevantes não é uma tarefa fácil. Uma dica seria separar aquelas consideradas essenciais a sobrevivência da empresa no pior cenário; outra dica seria identificar a relação dessas atividades com os produtos que apresentam maior margem de contribuição.

3 - Elaborar e apresentar o pacote de decisão – pacote de decisão “é um documento que descreve determinada atividade de tal forma que a direção da empresa consiga analisá-la e compará-la com outras atividades que disputam a alocação de recursos limitados” (Orçamento Empresarial e etc)

Cada gerente de departamento é quem vai fazer o seu pacote de decisão e este deve ser visto como um mini projeto que expõe de forma clara os elementos mais importantes e benefícios pela escolha de tais atividades mostrando que sua área merece mais recursos.

4 - Escolher entre todas as atividades, as mais importantes. Após determinado o limiar dos gastos, os gestores escolhem quais as atividades tidas como essenciais comporão esse limiar. As atividades excluídas do plano orçamentário não serão cortadas, elas apenas ocuparão as últimas posições da fila

Entendo que podemos chegar à conclusão que o OBZ- é importante em todos os momentos e principalmente nos momentos de crise, é uma ótima metodologia para reestruturar os gatos fixos de uma empesa fazendo surgir comprometimento e estimulando a criatividade entre os gestores.