Conciliação e Análise Contábil

Em contabilidade é comum a ocorrência de um certo número de lançamentos indevidos que geram irregularidades nos saldos de contas. Em geral, estas irregularidades ocorrem pela má interpretação dos documentos, pela falta de conhecimento das atividades da empresa e do seu plano de contas.

Nestes casos acontecem os seguintes tipos de classificação indevidos:

Lançamentos em contas invertidas, Lançamentos a menor, Lançamentos a maior, Lançamentos em duplicidade, Falta de lançamentos pela ausência de informações, Inversão de números e até erros de digitação.

Conciliação e Análise

Na conciliação, identificamos e compomos as divergências entre os saldos.

Já na análise, partimos de cada divergência identificada e analisamos desde a sua origem até a devida correção, se for o caso.

Desafios.

Impedir que as pendências permaneçam por muito tempo nas contas.

Segurança no fornecimento de informações.

Eliminação de saldos irreais.

Localização de falhas na contabilização antes da Auditoria; Auxiliar o serviço rotineiro de classificação.

O trabalho de conciliação e análise são desenvolvidos com o objetivo de identificar e regularizar pendências nas contas do balancete. A regularização de uma pendência deve ser devidamente identificada no registro contábil: mencionar o número e a data do lançamento de origem objeto do acerto e anexar um comprovante referente ao lançamento de regularização.

A conciliação é efetuada através do confronto de controles com o objetivo de apontar as diferenças existentes entre a contabilização e esses controles. Após a identificação das divergências é necessário proceder a devida regularização mediante ajuste em um dos dois controles.

Entre os principais tipos de controles se destacam:

Boletim de caixa, Relatório do corrente, Extratos bancários, Relatórios financeiros internos.

É importante que a gerência da empresa se assegure de que todas as operações bancárias estão sendo registradas pela contabilidade para fins de controle.

A conciliação bancária é efetuada através do confronto entre o extrato bancário e a conta do banco registrada no razão da contabilidade.

Tipos de irregularidades encontradas em uma conciliação bancária:

Valores constantes na contabilidade (razão) da empresa e não constantes do extrato bancário. Valores constantes do extrato bancário e não registrados na contabilidade (razão).

De posse do razão e do extrato bancário o trabalho de conciliação consiste na conferência dos lançamentos. Deve-se estabelecer a relação entre os lançamentos que se apresentam em colunas opostas em relação a cada um dos controles:

Um débito no razão só deve se corresponder com um crédito no extrato bancário;

Um crédito no razão só deve se corresponder com um débito no extrato bancário.

A única exceção é para o caso de estorno de lançamento. Neste caso, a conciliação de valores será efetuada apenas no próprio controle em que se efetuou o estorno, eliminando-se um débito com um crédito, sempre que forem rigorosamente iguais e que se apresentem claramente como estorno de valor anteriormente registrado.

A análise das demonstrações contábeis consiste em uma técnica que realiza a decomposição, comparação e interpretação dos demonstrativos financeiros da empresa. A finalidade da análise é transformar os dados extraídos das demonstrações em informações úteis para a tomada de decisões por parte dos contadores, administradores e usuários da empresa.

Como prática de "Análise Contábil" desenvolvida no Brasil existe a chamada "Analise de Balanços" ou “Analise das Demonstrações Financeiras- ADF".

O objetivo da conciliação é corresponder os saldos das contas contábeis de Bancos - Conta-Movimento ou similares, tanto no Razão quanto no Livro Diário com o demonstrado no respectivo extrato bancário da conta corrente. Evidentemente, haverão divergências como a dos "Cheques a Compensar", que se darão em função do intervalo de tempo entre a data da emissão do cheque e a do efetivo saque do mesmo na conta corrente (Ver Abaixo). Todas as divergências verificadas deverão constar de um relatório, de quais os erros e ocorrências anormais deverão ser corrigidas (análise contábil) ou investigadas (auditoria) com urgência.

Em empresas maiores, esse procedimento de controle contábil é chamado de "conciliação bancária", pois havia um primeiro procedimento de conferência dos extratos, feito pelo confronto com os controles do gerente ou departamento financeiro.

A conciliação na parte contábil é feita da seguinte forma:

Quando um cheque é utilizado como forma de aumentar o caixa:

Débito - Caixa

Crédito - Banco

Quando um cheque é utilizado para prover o pagamento de obrigações:

Débito - Fornecedor

Crédito - Banco

Em todo extrato existem tarifas cobradas pelo bancos para manutenção da conta. Neste caso:

Débito - Despesas Bancárias

Crédito - Banco

Observação:

Ao realizar os lançamentos deve-se ater-se ao fato de que nem todas as despesas do extrato devem ser lançadas em Despesas Bancárias pois existem outras despesas que aparecem nos extratos como IOF e juros que devem ser contabilizadas como tal. Embora estas também sejam despesas, não poderão ser incluídas no mesmo grupo, sendo estas lançadas em Despesas com IOF e Despesas com Juros respectivamente. As despesas bancárias normalmente são despesas com manutenção de conta, extratos e tarifas de depósitos ou de retiradas da conta bancária, as demais devem ser analisadas para ver a qual grupo de despesas pertencem.

Ainda em relação à conciliação bancária, podem ocorrer ganhos, pois muitas contas correntes estão vinculadas, ou assemelham-se a contas de aplicações de curto prazo, o que neste caso requer um lançamento diferenciado dos demais:

Débito - Banco

Crédito - Rendimento Financeiro ou Rendimento Conta Aplicação

É sempre muito importante conciliar e auditar todas as suas informações financeiras e contábeis. Fica a dica.