Como as métricas e KPIs funcionam na estratégia de negócios

Na maioria das organizações, o departamento de contabilidade e financeiro são responsáveis por criar uma série de relatórios no final do mês. Os relatórios são montados e distribuídos aos gerentes e diretores para proporcionar uma compreensão clara de como está o negócio.

Esses indicadores são chamados de KPIs , ou seja, um Indicador-chave de desempenho- (em inglês Key Performance Indicator KPI, ou até mesmo como "Key Success Indicator" KSI). São ferramentas de gestão para realizar a medição e o nível de desempenho e sucesso de uma organização, ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos sejam alcançados.

Uma frase que é normalmente atribuída a Peter Drucker é que "o que não é medido não pode ser gerenciado". Esse é o espírito dos indicadores de desempenho: medir o que está sendo executado e gerênciá-lo de forma adequada para atingir as metas organizacionais ou departamentais propostas.

Existem diferentes categorias de indicadores, tais como, indicadores quantitativos, indicadores qualitativos, principais indicadores, indicadores de atraso, indicadores de entrada, indicadores de processo, indicadores direcionais, indicadores acionáveis e indicadores financeiros.

KPIs são “veículos de comunicação”, pois permitem que o corpo de gestores de uma organização, comuniquem aos seus liderados o quão eficiente um processo é, e como está seu desempenho ao longo de um determinado período. De posse dessas informações, cabe ao gestor e a equipe, traçarem planos de ação para atingir determinadas metas ou até mesmo valer-se dos KPIs para saber se estão ou não no caminho certo. O passo mais difícil na construção de um KPI talvez seja a definição da meta que se deseja alcançar. Isso porque o executivo precisa saber exatamente onde quer chegar e o que é relevante ao seu processo.

Por exemplo, um executivo de vendas não precisa controlar todos os indicadores da área de gestão de recursos humanos pois estaria gastando parte de seu tempo e energia em algo que não é o que gera valor à sua função. Isso pode parecer meio óbvio, mas um grande erro das organizações como um todo é o emprego de tempo e esforço em atividades que não são relevantes.

Como regra geral, os KPIs fornecem informações sobre o sucesso da organização a partir de uma perspectiva de estratégia (financeira, operacional e de risco / compliance).

Os benefícios dos indicadores chave de desempenho são;

Mostrar rapidamente a gerência sênior , o progresso mensurável que tem sido feito para a realização da estratégia da empresa.

• Fornecer uma maneira rápida para explicar variações na demonstração de resultados.

• Tornar mais fáceis as contribuições departamentais para realização estratégica, que auxilia na medição e gestão de desempenho.

KPIs de Estratégia

KPIs devem fazer parte de iniciativas de cada departamento e ser estreitamente alinhada com o plano anual de negócios da empresa. Quando o plano de negócios é produzido, estratégias de apoio devem ser formuladas, controladas e aprovadas entre os Gerentes Seniors.

No nível do departamento, as iniciativas devem ser desenvolvidas para que promovam a realização total da companhia na estratégia de negócios.

Abaixo listamos algumas estratégias comuns com indicadores-chave de desempenho correspondentes;

Tíquete-Médio: Total de Receita ÷ Total de Vendas

Índice de engajamento: Total de visitantes que interagiram com a página ÷ Total de visitantes

Índice de influência social: Total de posts “curtidos” ou “retuitados” ÷ Total de posts publicados

Time to Market

Tempo de lançamento de um produto, faz parte do desenvolvimento do conceito a disponibilidade para venda.

Lead Time

Tempo de duração de um processo.

OTIF

On time in Full - No tempo e completo, aplicado a distribuição de produtos e/ou gerenciamento de fornecedores.

Stock Out

Número de vezes ou dias que determinado item controlado no estoque chega a saldo zero.

Market Share

Fatia de mercado que um determinado produto possui em um período.

Produtividade Homem x Hora

Número de unidade produzidas por mão-de-obra escalada na produção.

Ociosidade

Percentual de tempo que um máquina, equipe ficam parados.

Giro de Estoque

Consumo (saídas) / Saldo médio de estoque.

As estratégias apresentadas, precisam ser ajustadas com base no modelo de negócios específicos de cada organização. Além disso, se o produto ou serviço vendido possui várias etapas, é conveniente incluir KPIs para cada etapa; as métricas-chave de desempenho podem assumir a forma de valores.

Algumas advertências

Tenha cuidado sobre a criação de KPIs que, se maximizadas, podem causar problemas em outras áreas.

Por exemplo, o tempo para concluir um processo tem um impacto muito grande na satisfação do cliente. Intuitivamente, encurtando o elemento tempo, terá um impacto positivo na satisfação, exceto quando a qualidade é reduzida.

É importante lembrar que um bom indicador, é aquele que automaticamente inicia um plano de ação, pois não adianta analisar números, valores, métricas, e várias outras informações, se você não iniciar um processo de correção ou ajuste para “calibrar” o que está certo ou o que precisa ser feito.