Os desafios das empresas com SPED ECF – Escrituração Contábil Fiscal.

Anualmente estamos envolvidos com as novas obrigatoriedades fiscais e contábeis impostas pelo fisco, neste post iremos falar sobre o ECF – Escrituração Contábil Fiscal. Empresas de todo o país irão entregar a ECF até o último dia útil de setembro de 2015 com informações relativas ao ano de 2014. As exceções ficam por conta das empresas que optaram pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições das micro e pequenas empresas (Simples Nacional), órgãos públicos, pessoas jurídicas imunes ou isentas.

O ECF é “instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações” comenta a Receita Federal do Brasil.

A sigla ECF refere-se à Escrituração Contábil Fiscal, novo livro contábil-fiscal que entrou em vigor com base na Lei no 12.973/2014, que na prática reúne evidências que comprovam toda a base para cálculo do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Por conta de seu caráter comprovatório, a ECF precisa estar em harmonia com o inventário no Livro de Registro, a contabilidade de custos, estoques, etc. Com isso, há uma unificação na linguagem, bem como no banco de dados que reúne informações contábeis, fiscais e societárias. O objetivo da Legislação foi se adaptar aos padrões internacionais de contabilidade.

Impacto direto.

A ECF reúne as informações contidas na Escrituração Contábil Digital (ECD), e substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIPJ) e o FCont, unificando as informações fiscais em apenas um arquivo digital. Mudando a composição da base de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido das Pessoas Jurídicas, detalhando melhor todas as informações.

As informações.

As empresas precisam detalhar as informações exigidas pela ECF, levantando as fontes necessárias e ajustando os processos de trabalho. Se as informações estiverem muito vagas ou incorretas, há o risco da empresa ser penalizada. Todos os blocos de preenchimento são caracterizados por letras, de acordo com cada obrigação. As letras C, E e J destinados à recuperação das informações e cadastro; L é para o informativo do Fcont; M e N fazem referência ao Lalur; e X e Y são voltados ao DIPJ.

A Receita Federal alerta para que “o arquivo a ser importado para o programa gerador da ECF deve ser no formato texto, codificado em ASCII – ISO 8859-1 (Latin-1), não sendo aceitos campos compactados ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC”.

Além de diminuir o volume de papel nos registros contábeis, o sistema eletrônico de preenchimento dos dados torna-se mais seguro e direcionado apenas às pessoas que lidam com esses dados, evitando a interferência de outros no processo.

As novas exigências decorrentes da ECF visam maior rastreabilidade com base nas informações contábeis, que requerem uma revisão de critérios e conceitos em seus procedimentos contábeis e fiscais, podendo gerar um impacto nas empresas devido necessidade de convergência das informações a serem transmitidas para a Receita Federal do Brasil.

Como melhorar o meu processo?

A primeira forma de fazer isso é mapeando o Plano de Contas Societário com o referencial da ECF, criando um “de-para”. Sem este mapeamento não será possível enviar as informações para o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), tendo em vista que o Programa Validador Assinador (PVA) não recepcionará as informações. Mapeamento significa pegar a conta societária e enquadrar nas contas referenciais.

Após organizar o Plano de Contas será preciso mapear os dados que serão importantes para entrega da ECF. Lembrando que todas as receitas e despesas da empresa devem ser mapeadas, sem exceção, pois as empresas precisam checar, na parte contábil e no ajuste fiscal, todas as contas que irão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido, e ajustar de acordo com a legislação em vigor. O AudtaxCard® - Auditoria de Cartões, audita e concilia o seu plano de contas contabil de forma automática, melhorando a ajustando as informações no auxilio da entrega do ECF.

Cheque quais despesas da empresa são aceitas pelo fisco como dedutível na apuração do IRPJ e CSLL. Dependendo da necessidade você precisará ajustar as que não são aceitas, adicionando-as ao lucro contábil. Só para ter uma ideia, algumas contas como multas de trânsito e provisões temporárias entram nesse processo, por meio de adições e, posteriormente, conforme o caso exclusões, como as provisões temporárias. Em algumas situações, as receitas podem ser diferidas como, por exemplo, venda de apartamento a prazo, em que a receita somente será reconhecida no calculo do IRRJ e CSLL no seu recebimento.

Onde a AudtaxCard® - Auditoria de Cartões pode me ajudar?

A plataforma AudtaxCard® - Auditoria de Cartões, ajuda sua empresa a armazenar e organizar os dados contábeis por meio de um mecanismo próprio que facilite o cálculo e o gerenciamento das informações que a Receita vai precisar; e, se integrado ao seu ERP, o sistema pode organizar, calcular e enviar informações sobre as receitas e despesas através da Demonstração de Resultado gerado pela própria plataforma, independente da modalidade de conciliação adotada seja por saldos ou conciliação por lançamentos, apontando as informações incorretas apuradas pela empresa, impedindo o envio das mesmas para o Fisco. Para conhecer esses e outros benefícios do AudtaxCard® - Auditoria de Cartões, clique aqui.