(De) Centralização, qual a melhor opção para minha empresa?

Alguém uma vez, me contou uma história sobre um homem que tinha dois arquivos em sua mesa, um sobre a forma de como centralizar sua empresa e outro sobre a forma de descentralizá-la.

Acontece que, cada vez que havia uma mudança na liderança, nos departamentos, ocorria uma mudança na forma de como a empresa deveria ser estruturada para ser centralizada ou não.

Sinceramente, não há uma resposta clara sobre o que é melhor para um negócio. Para centralizar ou descentralizar precisamos avaliar caso-a-caso, considerando os objetivos da empresa e como as interações, tanto interna como externamente, irão impactar no negócio e os objetivos. O que acontece frequentemente são situações híbridas como, departamento comercial descentralizado, mas o marketing é centralizado, RH é centralizado, mas as operações são descentralizadas. No entanto, existem duas áreas de uma empresa onde eu penso que a centralização precisa ser fortemente considerada – Finanças e Contabilidade.

Muitos dos argumentos para centralizar esses departamentos são semelhantes:

Existem economias de escala que podem advir do gerenciamento de transações em massa ou todo sistema da empresa dedicado a um grupo de funcionários.

Coerência e melhores práticas podem ser filtrados por toda a organização.

A manutenção de controles para garantir procedimentos serão seguidos de forma mais fácil.

Na economia de hoje, e com a multiplicidade de exigências legais, especialmente em torno do campo de finanças e de contabilidade como SPED, estes pensamentos devem estar no topo da lista quando se considera a questão da centralização. É importante considerar a centralização de áreas funcionais, como contas a pagar, contas a receber, gestão de caixa e folha de pagamento, uma vez que estes são gateways de primeira linha para fraudes fiscais e problemas financeiros.

Isso não quer dizer que a centralização irá proteger completamente uma empresa, mas é mais fácil para garantir os controles .

Um dos problemas de ter o departamento financeiro a partir de uma perspectiva central é muitas vezes esse departamento ser visto como proibitivo, não trabalhando para o benefício do negócio, pois esta mais preocupado em seguir as regras, independentemente do impacto nas operações.

Uma maneira de evitar isso é garantir uma boa comunicação entre finanças e as unidades de negócios. Uma dica de como fazer isso é ter um contador dedicado ou um analista trabalhando com cada grupo que é, na verdade, parte de sua equipe.

O contador pode atuar diretamente nas unidades e verificar se existem necessidades pontuais, analisando se estão alinhadas com os requisitos centrais. Ele também pode obter uma melhor compreensão da unidade e fornecer o discernimento claro, e ajustando o que for necessário.

Grandes corporações tem estruturado seus departamentos desta forma. Onde cada um dos contadores tornaram-se membro das diversas equipes, valorizado os colaboradores e ajudando nas tomadas de decisão.

Tomada de Decisão

A tomada de decisão em uma organização pode ser centralizada ou descentralizada. A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima do topo hierárquico da organização. Já a descentralização pressiona os níveis hierárquicos mais baixos a tomarem decisões.

Tendência Atual

A tendência das últimas décadas é uma preferência pela descentralização. Isso pode ser justificado pelo aumento da competição global em diversos setores. Essa competição pressiona empresas a cortar custos, produzir produtos de melhor qualidade e atender os clientes em prazos menores.

Veja as vantagens e desvantagens de cada opção.

Estutura Centralizada:

Vantagens

Procedimentos homogêneos

Facilidade de controle

Eficiência na comunicação vertical

Melhor acesso à informação

Menos redundância de tarefas

Desvantagens

Alta dependência da cúpula

Menor competição entre unidades

Maior dificuldade em avaliar gerentes

Desestímulo a criatividade

Ineficiência no uso de recursos

Estrutura descentralizada

Vantagens

Maior autonomia para os gerentes

Facilidade de avaliar os gerentes

Competição positiva entre unidades

Criatividade na busca de soluções

Agilidade na tomada de decisões

Desvantagens

Maior heterogeneidade das operações

Tendência ao desperdício e duplicação

Comunicação menos eficiente

Dificuldade de localizar responsáveis

Dificuldade de controle e avaliação