Porquê planilhas não são suficiente para garantir as conciliações dos cartões.

Todos os empresários sabem que as planilhas são uma ferramenta extremamente úteis para no dia a dia das empresas. Você pode usá-las para a gestão de quase todas as tarefas de controle, ou mesmo para gerenciamento dos seus contatos, para alimentar o estoque, financeiro dentre outras, as planilhas são de fundamental importância e (dizem alguns) insubstituíveis.

Você sabe o custo secreto das planilhas para as empresas?

Custo Financeiro

Ao lidar com planilhas você pode levar em consideração uma margem de erro entre entre 0,8 e 1,8 por cento. Superficialmente isso pode parecer uma quantidade relativamente pequena, mas considere uma empresa que opera com um volume de negócios de R$ 100 milhões de reais, esta pequena margem, representa um risco entre R$ 800 mil e 1,8 milhões. É um valor considerável para qualquer negócio.

Há também riscos que você pode enfrentar devido a erros contábeis na escrituração dos seus recebíveis. Várias empresas foram autuadas em 2014 devido a divergências declaradas no SPED com as informações que as administradoras de cartões de crédito entregam a Receita Federal do Brasil. Estes problemas aconteceram porque muitas desdas empresas só fizeram as conciliações dos cartões e auditoria apenas uma vez no ano, muito proximo a entrega das obrigações .

Custo para imagem e reputação.

Considerando o exemplo das empresas citadas acima é bastante claro como os erros podem ter um custo financeiro alto e também impactar negativamente na imagem e reputação das empresa. As conciliações feitas por planilhas podem levar a exposição por fraude, perda de empregos, e até a falência.

Empresas de qualquer porte podem ficar expostas a esses riscos, com consequências prejudiciais, no entanto quanto maior a empresa, maior é a responsabilidades. Desde pequenos erros, como um nome mal escrito de um investidor, fornecedor, a erros muito maiores que levam a fiscalização da Receita Federal do Brasil, usando apenas as planilhas como base para conciliação financeira dos cartões de crédito ou em qualquer outro departamento de uma empresa, podem levá-lo aos mais diversos tipos de problemas.

Custo Tempo

Fazer a conciliação em planilhas de forma manual é uma tarefa longa, demorada e sem produtividade e, como diz o velho ditado, tempo é dinheiro. Imagine o seguinte cenário, uma rede com 15 lojas, trabalhando com 2 adquirentes, com uma media de 3.500 transaçoes mês loja e parcelamento em 4 vezes, podemos projetar a quantidade de pessoas e dias para conciliar esse volume de transações, tempo esse que poderia ser muito mais bem gasto em outros projetos ou tarefas com a função de fazer sua empresa crescer.

Erro Humano

As planilhas são mais suscetíveis aos erros humanos, pois os cálculos na maioria das vezes são realizados de forma manual devido à falta de conhecimento avançado na ferramenta.

• Correspondência de células errada, referências ou valor

• Copiar / Colar pode mudar as propriedades da coluna

• Esquecendo-se de salvar, ou encerramento acidentalmente

• Incapacidade de corrigir erros, devido à impossibilidade de localizá-los

• Erros na conciliação, devido a limitação de tempo para excecução

Problemas na integração dos setores.

Quando você controla os dados de sua empresa por meio de planilhas, o processo de integração das áreas é muito mais difícil, mesmo quando compartilhadas em rede. Isso porque elas não possuem os recursos necessários para trabalhar as informações de forma dinâmica, para os setores interdependentes.

Então, qual é a solução para todos esses problemas?

Solução

O uso único de planilhas sempre resultará em erros. O que é realmente necessário é um método rápido, eficiente e confiável para gerenciar as transações dos cartões. No entanto, nós acreditamos em métodos melhores mais rápidos e seguros.

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